ASSESSMEN OPERASIONAL WMS

F. Curtis Barry & Company, konsultan Warehouse, System, dan Inventory mendefinisikan assessment operasional sebagai review sistematis mengenai fungsi-fungsi warehouse untuk peningkatan perbaikan dalam efisiensi dan peningkatan kualitas pelayanan. Assessment operasional mencakup evaluasi kuantitatif dan kualitatif atas produktivitas dan tingkat kualitas pelayanan yang telah dicapai dari operasional warehouse. Dengan assessment operasional memungkinkan kita dapat mengukur produktivitas dan kualitas pelayanan serta dapat mengidentifikasi pola dan trend; mengevaluasi secara tepat posisi kita saat ini dan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Assessment operasional juga memberikan informasi kepada kita mengenai perbandingan ukuran-ukuran kinerja yang telah dicapai dengan benchmark industri.

Penting untuk kita perhatikan, bahwa jika kita tidak dapat mengukur sesuatu dengan benar, maka sangatlah tidak mungkin – untuk tidak dikatakan sulit – untuk melakukan perbaikan. Dengan melakukan assessment operasional, maka akan membantu kita dalam meningkatkan produktivitas, menggunakan ruang distribution center secara optimal, memperbaiki throughput dan kapasitas order yang diproses dalam warehouse, efisiensi alur kerja melalui pengurangan proses pekerjaan, memperbaiki tingkat kualitas pelayanan, dan pada akhirnya akan dapat memeroleh laba yang lebih tinggi dengan cara peningkatan pendapatan dan penurunan biaya.

Empat Area Kritis untuk Dilakukan Assessment
Ada empat area penting yang harus dievaluasi, yaitu: 

1. Pekerja
Dalam evaluasi aspek pekerja ini meliputi evaluasi produktivitas, biaya tenaga kerja, turnover, pelatihan, dan ketersediaan penawaran pasar tenaga kerja setempat.

2. Fasilitas warehouse
Evaluasi fasilitas warehouse dimaksudkan untuk mengetahui apakah tersedia cukup space dan penggunaan space tersebut apakah efisien dan efektif. Evaluasi fasilitas warehouse mencakup: cube, cost, seasonality, dan pemeliharaan (housekeeping).

3. Alur kerja dan prosedur
Area ini merupakan area yang paling mudah untuk dilakukan perbaikan. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk meminimalkan jumlah waktu yang diperlukan untuk memproses produk, dan langkah-langkah yang diperlukan pekerja untuk memindahkan produk ke fasilitas warehouse. Evaluasi alur kerja dan prosedur mencakup: flow charts, slotting systems, packaging materials, dan quality control.

4. Sistem warehouse
Pada umumnya operasional warehouse terdiri dari tiga area penting, yaitu slotting, replenishment, dan location control yang terintegrai dalam suatu sistem manajemen warehouse (warehouse management system/ WMS). Evaluasi WMS mencakup: Inventory management, Bar coding, Replenishment, Pick ticket selection, Pack verification, Tracking, dan Returns

 

Mengelola Gudang

Sambil bekerja, kita belajar, itulah yang saat ini saya lakukan. Bekerja di gudang membutuhkan ketelitian dan ilmu pergudangan yang baik. Tidak perlu mengeluarkan uang untuk belajar tentang mengelola gudang. Oleh sebab itu, anda perlu membaca informasi yang satu ini. 2.1 Definisi Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi industri farmasi yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi yang belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan, gudang juga berfungsi untuk melindungi bahan (baku dan pengemas) dan obat jadi dari pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, serta melindungi obat dari kerusakan. Agar dapat menjalankan fungsi tersebut, maka harus dilakukan pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut dengan manajemen pergudangan (Priyambodo, 2007). Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan, serta pelaporan material dan peralatan agar kualitas dan kuantitas terjamin (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009). 2.2 Manfaat Pergudangan Manfaat pergudangan adalah untuk : 1. Terjaganya kualitas dan kuantitas perbekalan kesehatan. 2. Tertatanya perbekalan kesehatan. 3. Peningkatan pelayanan pendistribusian. 4. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual, dan dapat dipertanggungjawabkan. 5. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan. 6. Tertib administrasi (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009). 2.3 Syarat-syarat Gudang Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka gudang harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam cara pembuatan obat yang baik (CPOB), diantaranya: 2.3.1 Harus ada prosedur tetap (Protap) yang mengatur tata cara kerja bagian gudang termasuk di dalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan barang, penyimpanan, dan distribusi barang atau produk. 2.3.2 Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan kering, bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur. 2.3.3 Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah terbakar atau mudah meledak (misalnya alkohol atau pelarut-pelarut organik). 2.3.4 Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status ‘karantina’ dan ‘ditolak’. 2.3.5 Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room) dengan kualitas ruangan seperti ruang produksi (grey area). 2.3.6 Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out) (Priyambodo, 2007). 2.4 Bangunan Area penyimpanan harus dirancang untuk memastikan kondisi penyimpanan yang baik sebagai berikut: • Kebersihan dan hygiene. • Kelembaban (kelembaban relatif tidak lebih dari 60%). • Suhu harus berada dalam batasan yang diterima (8-250C). • Bahan dan material yang disimpan tidak boleh bersentuhan langsung dengan lantai. • Jarak antar bahan mempermudah pembersihan dan inspeksi. • Pallet harus disimpan dalam kondisi yang bersih dan terawat (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006). 2.4.1 Denah Bangunan Gudang harus mempunyai tata letak ruang yang baik untuk memudahkan penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan material dan peralatan (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009). Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut: 1. Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan. 2. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran material dan peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong yang ditata berdasarkan sistem: • Arah garis lurus. • Arah huruf U. • Arah huruf L. 3. Pengaturan sirkulasi udara. 4. Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup di dalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan. Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009). 2.4.2 Pembagian Area Gudang Gudang di industri farmasi terbagi dalam beberapa area antara lain: 1. Area penyimpanan Area penyimpanan harus memiliki kapasitas yang memadai untuk menyimpan dengan rapi dan teratur. Bahan-bahan yang disimpan dalam gudang antara lain bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan, produk jadi, produk dalam status karantina, produk yang telah diluluskan, produk yang ditolak, produk yang dikembalikan atau produk yang ditarik dari peredaran. Produk ditangani dan disimpan dengan cara yang sesuai untuk mencegah pencemaran, campur baur dan pencemaran silang. Area penyimpanan diberikan pencahayaan yang memadai sehingga semua kegiatan dapat dilakukan secara akurat dan aman. Bahan atau produk yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus (seperti suhu dan kelembaban) harus dikendalikan, dipantau dan dicatat, seperti: • Obat, vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik. • Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk. • Peralatan besar/alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaannya. 2. Area penerimaan dan pengiriman Area penerimaan dan pengiriman barang harus dapat memberikan perlindungan terhadap bahan dan produk dari pengaruh cuaca. Area penerimaan harus didesain dan dilengkapi dengan peralatan untuk pembersihan wadah barang. Suhu penyimpanan pada area ini sesuai dengan suhu kamar (≤30oC). 3. Area karantina Area karantina harus dibuat terpisah dengan penandaan yang jelas berupa label kuning untuk produk karantina dan label hijau untuk produk yang diluluskan dan hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang. 4. Area pengambilan sampel Area pengambilan sampel dibuat terpisah dengan lingkungan yang dikendalikan dan dipantau untuk mencegah pencemaran atau pencemaran silang dan tersedia prosedur pembersihan yang memadai untuk ruang pengambilan sampel. 5. Area bahan dan produk yang ditolak Bahan dan produk yang ditolak disimpan dalam area terpisah dan terkunci serta mempunyai penandaan yang jelas berupa label merah dan hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang. 6. Area bahan dan produk yang ditarik Produk yang ditarik kembali dari peredaran karena rusak atau kadaluarsa harus disimpan dalam area terpisah dan terkunci serta 7. Area penyimpanan produk berpotensi tinggi Bahan yang berpotensi tinggi, narkotika, psikotropika, dan bahan yang mudah terbakar atau meledak disimpan di daerah yang terjamin keamanannya. 8. Area bahan pengemas Bahan pengemas cetak merupakan bahan yang kritis karena menyatakan kebenaran produk. Bahan label disimpan di tempat terkunci (BPOM, 2006). 2.4.3 Spesifikasi Gudang Gudang di industri farmasi mempunyai spesifikasi antara lain: 1. Lantai: • Terbuat dari beton padat dengan hardener, bersifat menahan debu dan tidak tahan terhadap tumpahan larutan bahan kimia. • Terbuat dari beton dilapisi ubin keramik berwarna putih dengan kriteria harus tahan terhadap bahan kimia dan goresan, mudah diperbaiki, memerlukan penutupan celah, keras, dan licin bila basah. 2. Pencahayaan: 200 Lux (satuan kekuatan cahaya) (BPOM, 2009). 2.4.4 Pembagian Gudang Gudang di industri farmasi diklasifikasikan sebagai berikut: 1. Berdasarkan Suhu Penyimpanan, yaitu: • Gudang suhu kamar (≤30oC). • Gudang ber-AC (≤25oC). • Gudang dingin (2-8oC). • Gudang beku (

Manajer Restoran

KACANG, KENTANG DAN ORANG-ORANG Kebanyakan dari kita yang bergelut dalam bidang usaha jasa makanan memahami dan menghargai fakta bahwa restoran adalah suatu bentuk bisnis yang unik. Restoran tidak hanya membuat masakan dan menjualnya tetapi juga mengurusi distribusi dan menyediakan fasilitas tempat untuk makan. Seringnya, semua proses ini disajikan satu atap, dalam satu proses operasional. Namun sedikit dari pelaku bisnis restoran benar-benar memahami dan menghargai fakta bahwa selain kompleksitas produksi di dapur, juga banyak kompleksitas yang perlu dikelola. Dan lagi, sedikit dari kita yang meyadari bahwa di luar dapur tempat produksi, orang-orang yang terampil jauh lebih penting dalam memastikan kelancaran operasional di bandingkan dengan kemampuan tehnis. Apabila kita tidak mampu melihat dan mengelola kerumitan dalam melayani konsumen, di dalam bisnis restoran, maka kita akan berada dalam masalah. Walaupun dalam kenyataannya kebanyakan dari pelanggan atau pembeli menerima begitu saja. Jadi kita akan terjebak dalam segi produksi, dan membiarkan begitu saja dalam melayani konsumen. Sayangnya, kemampuan karyawan dalam berinteraksi dengan konsumen jauh lebih rumit daripada kemampuan teknis yaitu memasak. Pada waktu karyawan mulai berinteraksi dengan pelanggan, tingkah lakunya atau etika dalam melayani konsumen jauh lebih berefek dalam kesuksesan operasional. Karena kerumitannya, etika atau adab dalam melayani konsumen tidak boleh diabaikan. Pada saat tingkahlaku manusia itu terlibat, maka kita harus mempertimbangkan dan memperhatikan segi psikologi konsumen, adat istiadat setempat dan antropologi emosi konsumen seperti emosi, kebutuhan, keinginan, harapan, aturan setempat, cara berkomunikasi sekaligus juga kita akan menghadapi atau harus melayani kebiasaan manusia yang beragam, perilaku konsumen yang berwatak keras, dan juga konsumen yang penyabar. Singkatnya, kita tidak boleh terlalu berfokus pada sisi tehnik saja di dalam perusahaan. Kita pasti berhadapan dengan sisi orang atau konsumen, saat kita meninggalkan ruang produksi yaitu dapur, kita akan memasuki panggung tingkah laku manusia yang beragam yang lebih dikenal dengan nama melayani. JASA/PELAYANAN SEBAGAI AKTIVITAS YANG BERBAHAYA Jasa/Layanan adalah sesuatu yang kita hargai atau kita cemooh, sesuatu yang kita cari atau yang kita hindari, padahal untuk merubah pelayanan/jasa hanya membutuhkan waktu sebentar. Dan memang kita harus merubahnya, karena sudah bertahun-tahun konsumen alergi dengan pelayanan di dalam usaha restoran. Kenyataannya, empat tahun lebih dari 70 persen konsumen bermasalah dengan pelayanan di restoran yang mereka kunjungi. Kita tahu bahwa pelayanan ke konsumen itu penting, dan sangat sulit rasanya berbisnis dibidang restoran tanpa melayani konsumen. Pelayanan kepada konsumen menjadi batu sandungan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Thad eure, seorang presiden asosiasi restorran amerika terdahulu, menanyakan bahwa “apabila kita telah melayani pelanggan dengan baik, kenapa kita di cemooh?” dia melihat masalah atau kendala terbesar dalam industry restoran bukan terletak pada mengantarkan makanan ataupun mengantarkan suatu nilai kepada konsumen. Akan tetapi masalah tebesar terletak pada ketidakmampuan untuk memberikan pelayanan yang baik kepada tiap konsumen. Dia mengatakan dengan tajam “ kita perlu membuat ikatan emosional yang kuat dengan konsumen.... masalah kita sebenarnya adalah masalah manusianya.” Penilaian eure sangatlah tepat. Mutu/kualitas pelayanan kepada konsumen bukan hanya tentang banyak sedikitnya aturan dalam usaha restoran. Konsumen benar-benar menjadi korban bila pelayanannya tidak memuaskan yang disebabkan karena ketidaktahuan karyawan tentang cara melayani pelanggan. Saya yakin sekali bahwa karyawan dan pemilik restoran itu tidak memiliki pengetahuan yang komplet tentang bagaimana melayani pelanggan secara natural/ramah/wajar. Mereka gagal untuk menyajikan harapan pelayanan yang baik yang mereka gunakan untuk mengevaluasi kualitas dan nilai dari makanan yang mereka sajikan.