Mengenal Software Pendukung Gudang

haloo jumpa lagi teman-teman. berbicara masalah pergudangan, seperti yang telah di bahas pada topik-topik sebelumnya yaitu pada bab infrastruktur gudang dan system pergudangan, kali ini saya ingi membahas tentang aplikasi atau software yang membantu mempermudah proses di pergudangan.

Aplikasi pergudangan yang umum digunakan adalah sister ERP yaitu Enterprise Resources Planning. Kenapa koq kita harus menggunakan aplikasi ini? manfaat dan keuntungannya apa sih? kan sebenarnya pake program excel-pun sudah bisa. untuk menjawab kenapa menggunakan aplikasi ERP, karena dengan menggunakan aplikasi tersebut semua kegiatan manajemen gudang dan proses administrasi gudang akan lebih mudah..

seperti kita ketahui, pekerjaan di gudang ada 2 hal yang harus berjalan bersamaan dan beriringan yaitu aliran fisik barang atau material dan aliran data barang tersebut. kenapa aliran data dan aliran fisik harus beriringan dan bersamaan, karena untuk meminimalisir selisih stok yang sering terjadi.
fungsi dari gudang adalah untuk mensupport penjualan atau produksi, menjaga nilai atau value persediaan, mencegah kehabisan barang.

dalam mengelola gudang, ada beberapa hal yang perlu dilakukan antara lain:
1. mengelola aktivitas inbound agar berjalan efektif dan efisien.
2. mengelola aktivitas outbound agar berjalan efektif dan efisies.
3. mengelola nilai persediaan.
oke, mari kita kupas satu persatu aktivitas-aktivitas tersebut :
1. Aktivitas inbound, merupakan serangkaian proses  yang berawal dari barang atau material masuk ke gudang sampai dengan penempatan ke rak/lokasinya dan proses receive untuk memasukkan data ke stok. rincian proses tersebut pada umumnya berawal dari pengecekan barang yang datang, apakah sudah sesuai dengan permintaan pembelian baik secara spesifikasi maupun kuantitasnya. proses pengecekan ditujukan untuk memastikan bahwa barang yang masuk ke gudang sudah sesuai dengan permintaan dan memastikan barnag yang masuk tersebut bisa digunakan atau bisa dijual ke konsumen.
2. Aktivitas outbound, merupakan serangkaian proses yang pada umumnya berawal dari permintaan dari pelanggan yang dikonverssi oleh staff menjadi daftar permintaan barang yang diserahkan kepada picker gudang, pada saat pengambilan barang untuk disiapkan  untuk dijual, picker akan mengecek kesesuaian antara barang yang diambil dengan daftar barang yang diterima, setelah itu barang di ambil dan stoknya di kurangi. setelah itu barang di letakkan di area yang sudah di tentukan sebelum proses pemuatan. aktivitas terakhir dari proses outbound adalah loading ke armada pengangkut, pada proses ini proses pengecekan terakhir dilakukan untuk memastikan barang yang di muat sesuai dengan permintaan dari pelanggan. setelah itu melakukan print out surat jalan.

kedua aktivitas di atas baik inbound dan outbound merupakan proses dari pergudangan yang mempengaruhi stok persediaan apakah itu stoknya bertambah pada saat inbound ataukah stok tersebut berkurang pada saat aktivitas outbound berjalan. kedua aktivitas tersebut mengakibatkan laporan stok persediaan akan fluktuatif tergantung dari transaksi barang atau material tersebut. dengan menggunakan sofware ERP semua aktivitas tersebut dapat berjalan seiring sejalan antara aliran fisik dan aliran data. setiap kesalahan dari personel gudang yang terjadi pada proses yang dijalankan dapat diminimalisir dengan sistem tersebut karena dalam sistem tersebut sudah ada pembagian tugas dan tanggungjawab secara jelas. Pun dengan menggunakan software tersebut alat-alat teknologi penunjang dapat di aplikasikan agar memperkecil peluang kesalahan yang terjadi saat proses inbound dan outbound berjalan. dengan begitu secara implisit telah diuraikan bahwa dalam proses pergudangan ketersediaan data yang up to date dan valid menjadi satu elemen tujuan penting dalam melakukan manajemen gudang.

dengan memiliki data yang selalu up  to date dan valid ini akan memudahkan dalam menjaga nilai persediaan. contoh, dengan memiliki data yang up to date dan valid, pembuatan pemesanan kembali lebih mudah dan cepat dilakukan. dalam membuata keputusan seberapa banyak yang di pesan dan item apasaja yang ingin di pesan dapat dilakukan dengan lebih cepat. ini juga merupakan keuntungan lain dengan menggunakan sofware ERP karena datanya up to date, valid, cepat dan terintegrasi.

dengan kata lain bahwa dengan aliran data yang cepat akurat, pengendalian nilai persediaan dapat dilakukan seperti yang telah dijelaskan di atas yaitu penentuan pembelian kembali baik jenis, jumlah, dan waktu kebutuhan bisa disesuaikan, sehingga nilai persediaan dapat terkontrol sesuai dengan target yang ditentukan tanpa mengurangi atau mengganggu proses penjualan atau proses selanjutnya.

ERP sendiri adalah software yang ditujukan untuk mempermudah dalam mengelola aktivitas organisasi karena datanya terintegrasi, up to date dan valid. terdapat beberapa pengembang software yang membuat aplikasi ini antara lain :
1. Epicor ERP.
2. Sage ERP.
3. infoor ERP.
4. Oracle ERP.
5. Syspro ERP.
6. SAP business by design
7. IFS application
8. Microsoft Dinamics ERP.
9. QAD enterprise ERP
10. NetSuite One World.

aplikasi-aplikasi di atas memiliki keunggulan dan kekurangan masing-masing. tentunya selain menyiapkan sofwarenya tentu dibutuhkan tenaga kerja yang mampu untuk mensupport berjalannya software tersebut di atas. sehingga memang di perlukan bagian IT yang mengelola dan memastikan program dapat berjalan lancar dan perlunya training untuk pengguna dari software tersebut.

saya sendiri, menggunakan sofware syspro ERP dan dengan menggunakan sofware tersebut memang saya akui pengelolaan digudang, pengambilan keputusan dan lain-lain lebih mudah, lebih cepat, dan dinamis. mampu mengikuti kondisi perusahaan dan kondisi pasar.

sekian dulu baba tentang sofware pendukung gudang semoga bermanfaat.

Sistem manajemen pergudangan

Sistem manajemen gudang atau lebih dikenal dengan warehouse management system merupakan cara pengelolaan  dari interaksi dari sequen proses atau uruan proses di dalam gudang. secara umum aktivitas di gudang adalah aktivitas inbound  -  outbound.
secara garis besar kegiatan di gudang ada 2 hal yaitu aktivitas administrasi dan aktivitas pemindahan/penyimpanan fisik material/barang.

baik mari kita urai satu per satu, kita mulai dari inbound, inbound merupakan aktivitas penerimaan fisik barang dan data. pada saat penerimaan barang atau material ada beberapa hal atau beberapa proses yang harus dilakukan,yaitu :
1. melakukan pengecekan kuantitas material yang datang. apakah jumlah material yang bisa diterima sesuai dengan surat jalan yang menyertainya.
2. melakukan pengecekan apakah jenis material sesuai dengan surat jalan yang menyertainya.
3. melakukan pengecekan apakah spesifikasi material sesuai dengan permintaan.
proses selanjutnya setelah selesai melakukan pengecekan adalah proses pemasukan ke dalam gudang secara fisik dan menempatkan di tempat yang telah disediakan. setelah proses barang masuk tinggal melakukan proses administrasi dengan mebuat bukti penerimaan barang dan memasukkan ke dalam stok ataupun receive bagi yang sudah menggunakan sistem aplikasi pergudangan.


sedangkan untuk aktivitas outbound adalah aktivitas pengeluaran barang dari gudang, aktivitas pengeluaran barang atau material berawal dari order atau permintaan dari konsumen. setetalh ada permintaan dari pelanggan akan dilakukan pemrosesan order mulai dari bag admin membuat lis barang yang di minta, kemudian dilanjutkan dengan aktivitias pengambilan material atau barang yang di maksud, kemudian barang tersebut disiapkan dan bila diperlukan dilakukan dilakukan pengemasan ulang. bila barang sudah disiapkan aktivitas selanjutnya yaitu pembuatan surat jalan dan proses pengiriman.

selain aktivitas di atas, diperlukan alat bantu yaitu aplikasi pergudangan seperti WMS, ERP, SAP dll. dalam segi aktivitas keseharian point penting dari setiap tahapan proses itu adalah proses pengecekan. pada saat proses pengecekan benar-benar harus memperhatikan semua titik kritis yang perlu di cek atau dilihat. proses pengecekan bisa bersifat sampling atau 100% pengecekan. tentunya hal ini ditentukan dengan kebutuhan atau poin penting yang ingin di cek.

proses pengecekan seyogyanya dilakukan disetiap aktivitas yang berdampak pada bertambah atau berkurangnya stok gudang. kalau diperlukan, bisa diadakan petugas khusus untuk melakukan pengecekan transaksi atau checker. selain dengan pengadaan proses pengecekan, diperlukan juga proses pengecekan stok yang biasa dikenal dengan istilah cek fisik yang seharusnya dilakukan secara terjadwal. diperlukan juga cek fisik sampling yang dilakukan oleh pihak yang ditunjuk perusahaan apabila tidak ada maka atasan bisa melakukan sampling acak yang tidak terjadwal atau random.

kegiatan lain yang harus dilakukan adalah mengikuti tren dari material yang berguna sebagai preventif agar tidak terjadi stock out. langkah selanjutnya agar sistem manajemen gudang berjalan dengan baik, seyogyanya melakukan perbaikan terus-menerus dari setiap celah atau risiko yang mungkin bisa terjadi sehingga bisa meminimalisir dan bahkan menghilangkan kerugian yang akan dialami perusahaan.

Infrastruktur untuk Gudang

oke temen-temen mari kita lanjut untuk mengetahui tentang gudang dan aktivitasnya. sebelum sampai membahas ke aktivitas, kali ini saya ini mendeskripsikan kebutuhan infrastruktur yang dibutuhkan agar manajemen gudang dapat berjalan efektif dan efisien.

kalau kita berbicara masalah gudang, tentunya infrastruktur yang satu ini idealnya harus ada. apakah itu? ya pertama kali adalah lahan dan gedung. menurut saya lahan dan gedung mutlak harus ada untuk gudang. dengan adanya infrastruktur gedung banyak manfaat yang didapat, dengan adanya fasilitas gedung untuk dijadikan gudang, manfaatnya antara lain : bisa mengurangi tingkat kerawanan akan kehilangan barang, kerusakan barang akibat cuaca (panas, hujan).

syarat gedung yang digunakan sebagai gudang, antara lain :
1. gedung bersifat permanen.
2. memiliki ventilasi udara yang cukup untuk sirkulasi udara.
3. memiliki pencahayaan yang cukup.
4. memiliki area load dan unload yang memadai.
5. area dalam gedung tidak ada sekat.
6. memiliki luas yang cukup sesuai dengan kebutuhan.


dari kriteria gedung untuk gudang di atas, ada beberapa pengaturan lokasi atau area yang harus di lakukan untuk operasional gudang tersebut. ada beberapa ruangan yang harus ada di dalam atau di area gedung tersebut yang sangat membantu kelancaran operasional gudang, antara lain:
1. area untuk kantor.
2. area toilet.
3. area ruang tunggu atau ruang tamu.
4. area untuk sembahyang.
5. area inti yaitu area penyimpanan barang.
6. area loading dan unload.

pembuatan sebuah gedung pergudangan harus juga mempertimbangkan aliran transaksi masuk dan aliran transaki keluar. penentuan  in flow dan out flow akan menentukan di mana area loading, dimana area unloading (bongkar), berapa banyak pintu yang diperlukan, berapa docking yang diperlukan untuk bongkar muat. selain mempertimbangkan aliran masuk dan aliran keluar kita juga perlu mempertimbangkan luas gudang yang akan dibuat dengan memperhatikan kapasitas penyimpanan yang di butuhkan.

dilanjut besok ya gaes,, lagi banyak kerjaan dilogistik,,

mari kita lanjutkan,,

selain gedung, lantai gudang merupakan infrastruktur yang perlu dipertimbangkan karena hal ini akan mensupport lambat - cepatnya perpindahan barang baik memakai alat bantu pemindah barang yang sederhana ataupun memakai alat bantu pemindah barang yang terbaru. Dalam membuat infrastruktur baik gedung dan lantai segala aspek yang harus diperhitungkan matang-matang. disini peran desain ruangan menjadi penting dalam membuat layout yang baik.

lanjut infrastruktur yang kedua yaitu adalah palet, setiap pergudangan pasti membutuhkan palet yang berfungsi sebagai alat untuk menata barang dan juga sebagai alat untuk memudahkan perpindahan barang. palet barang sangat bervariasi, ada yang dibuat dari kayu, dari besi dan ada pula yang dibuat dari plastik. pemilihan penggunaan model palet pastinya harus disesuaikan dengan kebutuhan dan budget dana yang telah dianggarkan. pemilihan palet baik jenis dan ukurannya seyogyanya mempermudah dalam perpindahan barang baik dalam gudang maupun proses pengiriman ke konsumen (bila pengiriman ke konsumen memumgkinkan menggunakan model palet).


infrastruktur yang ketiga, adalah rack apabila diputuskan untuk menggunakan sistem rack. untuk racking dalam gudang, dewasa ini kita jumpai ada gudang yang menggunakan rak dan ada gudang yang tidak menggunakan rak. keuntungan penggunaan dari rack adalah, bisa menaikkan kapasitas penyimpanan tanpa membuat tambahan gedung baru, dengan kapasitas tertentu. dari peningkatan kapasitas simpan dari gudang tidak menggunakan rak dengan gudang yang menggunakan rak adalah > 100%. keuntungan lain dengan menggunakan rak antara lain :
1. penataan jadi lebih rapi.
2. kapasitas penyimpanan naik > 100% dari yg tdk menggunakan rak.
3. lebih mudah dalam mencari dan mengambil barang atau material.
4. Meminimalisir selisih stok.
5. Waktu yang dibutuhkan dalam cek fisik atau stok opname jauh lebih singkat.
6.  mempermudah pengambilan barang yang menggunakan metode tertentu seperti FIFO, LIFO, Average, FEFO dll.
7. mengurangi jumlah tenaga kerja.
 
kerugiannya adalah investasi awal dalam pembuatan atau pengadaaan racking membutuhkan modal yang tidak sedikit, dan juga akan berkait dengan pembelian alah bantu yang mensupport atau yang sesuai dengan penggunaan rack, contoh seperti penambahan unit reachtruk. akan tetapi pada saat akan membuat keputusan dalam pembuatan sebuah gudang, apakah dalam peningkatan kapasitas gudang tersebut akan membuat gedung baru atau menggunakan rack. semua akan kembali kepada cost atau biaya yang dikeluarkan nantinya. pilihan pastinya akan dijatuhkan kepada biaya yang paling realistis dan ekonomis tentunya.

saya sendiri adalah seorang yang menyukai gudang yang menggunakan fasilitas rak, selain dapat meningkatkan kapasitas simpan dan lain-lain yang telah diuraikan di atas, faktor penting yang saya rasakan adalah mudahnya mengelola gudang yang menggunakan rack, jumlah penggunaan tenaga kerja yang relatif sedikit banyak sekali mengurangi kendala-kendala yang disebabkan karena human error dan lebih mudah dalam menyeragamkan pemahaman tentang pengelolaan pekerjaan yang sesuai jobdesk-nya masing-masing, mengurangi atau meminimalisir kesalahan komunikasi antar anggota organisasi sehingga mengurangi kesalahan.


infrastruktur terakhir yang harus ada dalam pergudangan adalah MHE (Materials Handling Equipment). MHE ini berfungsi untuk memindahkan material atau barang dari satu tempat ke tempat yang lain, dari rak bawah ke rak atas ataupun dari rak atas untuk diturunkan dan lain-lain

Mengenal gudang

haloo selamat berjumpa dengan saya, heri sutikno seorang blogger pemula yang mencoba membuat catatan-catatan tentang pergudangan. Sebelum saya membahas lebih lanjut masalah pergudangan saya ingi memperkenalkan diri dulu yaa, saya adalah seorang karyawan yang bekerja di suatu perusahaan swasta. beberapa perusahaan pernah memakai jasa saya mulai dari produksi atau bagian logistik. kalu dipikir aneh yaa,, saya seorang lulusan ekonomi manajemen tapi koq ngurusi produksi, tapi memang saya pernah mengurusi bagian produksi temen-temen. selama saya bekerja, saya lebih sering di posisi gudang atau logistik. makanya saya mencoba untuk sedikit membagi pengalaman yang saya alami.

 baik mari coba kita mulai, apa bayangan di benak rekan-rekan tentang gudang? yah, gudang adalah sebuah tempat penyimpanan barang, baik material, barang setengah jadi dan barang jadi. gudang mudah sekali dijumpai di manapun, mau di toko retail, grosir, di perusahaan atau di komplek pergudangan.
trus sebenernya ngapain sih saya pusing-pusing membagikan pengalaman tentang gudang, kan simpel aja ya, ada barang masuk dimasukkan ke gudang, ada permintaan di keluarkan, sudah selesai dong pekerjaan gudang. eitts tunggu dulu kalau temen-temen memiliki pemahaman seperti itu.

benar sekali kalau gudang itu adalah tempat penyimpanan barang, tetapi yang perlu dilakukan adalah "bagaimana mengelola gudang itu secara baik dan benar".  trus apa yang menjadi tolok ukur dari pengelolaan gudang secara baik dan benar itu? oke saya coba menjelaskan, setiap usaha atau bisnis pasti memiliki barang yang akan digunakan atau siap dijual. jumlah atau nilai dari barang-barang tersebut besar berkisar antara 40 - 60% sendiri (sumber dari manajemen produksi dan operasi ricardus eko indrajit dan ricardus djoko pranoto). nah karena besarnya nilai persediaan tersebut, munculah kebutuhan untuk mengelola secara baik agar usaha dapat berjalan lancar.
 tidak ada angka pasti yang menunjukkan performa atau kinerja gudang yang baik dan benar. tetapi terdapat beberapa clue-clue tujuan penting adanya pengelolaan gudang yang baik dan benar, antara lain :
1. memastikan operasional usaha berjalan dengan lancar.
2. mengelola nilai persediaan sesuai dengan target nilai persediaan yang di tentukan oleh perusahaan. tentunya ini juga mempertimbangkan nilai uang persediaan.
3. agar tidak kehabisan barang.
4. tidak ada kehilangan barang / menekan terjadinya selisih data.
5. stok persedian mudah dan cepat untuk dicari dan diambil.
6. melakukan pengiriman ke konsumen sesuai dengan tanggal permintaan.

begitu pentingnya peran gudang terlebih di era digital sekarang ini yang mana raksasa penjual offline mulai ambruk perlahan-lahan seperti, mal-mal di glodok jakarta, di semarang, yang diakibatkan oleh berubahnya pola  pembelian dan penjualan dari offline ke online yang menyebabkan perusahaan-perusahaan di bidang logistik tumbuh subur hingga menbutuhkan space untuk gudang, dengan kata lain sistem pergudangan dituntut untuk mengikuti arah perubahan disruptyf, yang merupakan efek samping dari kemajuan teknologi.

untuk menuju gudang dengan performance yang baik diperlukan beberapa syarat yang harus dipenuhi agar dapat dikelola secara maximal, antara lain:
1. Infrastruktur
    infrastuktur ini mulai dari gedung, lantai, material handling engine,
2. Software
    sistem IT yang mendukung atau mempermudah operasional gudang.
3. Human resources
    Tenaga Kerja yang qualified dibidang logistik atau gudang.
4. Manajemen
    ada manajemen Inbound, Proses dan Outbound.

oke temen2, itu dulu sekilas tentang gudang dan interaksinya, untuk poin infrastruktur sampai dengan sistem manajemennya akan saya ulas di postingan selanjutnya.