Sistem manajemen pergudangan

Sistem manajemen gudang atau lebih dikenal dengan warehouse management system merupakan cara pengelolaan  dari interaksi dari sequen proses atau uruan proses di dalam gudang. secara umum aktivitas di gudang adalah aktivitas inbound  -  outbound.
secara garis besar kegiatan di gudang ada 2 hal yaitu aktivitas administrasi dan aktivitas pemindahan/penyimpanan fisik material/barang.

baik mari kita urai satu per satu, kita mulai dari inbound, inbound merupakan aktivitas penerimaan fisik barang dan data. pada saat penerimaan barang atau material ada beberapa hal atau beberapa proses yang harus dilakukan,yaitu :
1. melakukan pengecekan kuantitas material yang datang. apakah jumlah material yang bisa diterima sesuai dengan surat jalan yang menyertainya.
2. melakukan pengecekan apakah jenis material sesuai dengan surat jalan yang menyertainya.
3. melakukan pengecekan apakah spesifikasi material sesuai dengan permintaan.
proses selanjutnya setelah selesai melakukan pengecekan adalah proses pemasukan ke dalam gudang secara fisik dan menempatkan di tempat yang telah disediakan. setelah proses barang masuk tinggal melakukan proses administrasi dengan mebuat bukti penerimaan barang dan memasukkan ke dalam stok ataupun receive bagi yang sudah menggunakan sistem aplikasi pergudangan.


sedangkan untuk aktivitas outbound adalah aktivitas pengeluaran barang dari gudang, aktivitas pengeluaran barang atau material berawal dari order atau permintaan dari konsumen. setetalh ada permintaan dari pelanggan akan dilakukan pemrosesan order mulai dari bag admin membuat lis barang yang di minta, kemudian dilanjutkan dengan aktivitias pengambilan material atau barang yang di maksud, kemudian barang tersebut disiapkan dan bila diperlukan dilakukan dilakukan pengemasan ulang. bila barang sudah disiapkan aktivitas selanjutnya yaitu pembuatan surat jalan dan proses pengiriman.

selain aktivitas di atas, diperlukan alat bantu yaitu aplikasi pergudangan seperti WMS, ERP, SAP dll. dalam segi aktivitas keseharian point penting dari setiap tahapan proses itu adalah proses pengecekan. pada saat proses pengecekan benar-benar harus memperhatikan semua titik kritis yang perlu di cek atau dilihat. proses pengecekan bisa bersifat sampling atau 100% pengecekan. tentunya hal ini ditentukan dengan kebutuhan atau poin penting yang ingin di cek.

proses pengecekan seyogyanya dilakukan disetiap aktivitas yang berdampak pada bertambah atau berkurangnya stok gudang. kalau diperlukan, bisa diadakan petugas khusus untuk melakukan pengecekan transaksi atau checker. selain dengan pengadaan proses pengecekan, diperlukan juga proses pengecekan stok yang biasa dikenal dengan istilah cek fisik yang seharusnya dilakukan secara terjadwal. diperlukan juga cek fisik sampling yang dilakukan oleh pihak yang ditunjuk perusahaan apabila tidak ada maka atasan bisa melakukan sampling acak yang tidak terjadwal atau random.

kegiatan lain yang harus dilakukan adalah mengikuti tren dari material yang berguna sebagai preventif agar tidak terjadi stock out. langkah selanjutnya agar sistem manajemen gudang berjalan dengan baik, seyogyanya melakukan perbaikan terus-menerus dari setiap celah atau risiko yang mungkin bisa terjadi sehingga bisa meminimalisir dan bahkan menghilangkan kerugian yang akan dialami perusahaan.