Mengenal Software Pendukung Gudang

haloo jumpa lagi teman-teman. berbicara masalah pergudangan, seperti yang telah di bahas pada topik-topik sebelumnya yaitu pada bab infrastruktur gudang dan system pergudangan, kali ini saya ingi membahas tentang aplikasi atau software yang membantu mempermudah proses di pergudangan.

Aplikasi pergudangan yang umum digunakan adalah sister ERP yaitu Enterprise Resources Planning. Kenapa koq kita harus menggunakan aplikasi ini? manfaat dan keuntungannya apa sih? kan sebenarnya pake program excel-pun sudah bisa. untuk menjawab kenapa menggunakan aplikasi ERP, karena dengan menggunakan aplikasi tersebut semua kegiatan manajemen gudang dan proses administrasi gudang akan lebih mudah..

seperti kita ketahui, pekerjaan di gudang ada 2 hal yang harus berjalan bersamaan dan beriringan yaitu aliran fisik barang atau material dan aliran data barang tersebut. kenapa aliran data dan aliran fisik harus beriringan dan bersamaan, karena untuk meminimalisir selisih stok yang sering terjadi.
fungsi dari gudang adalah untuk mensupport penjualan atau produksi, menjaga nilai atau value persediaan, mencegah kehabisan barang.

dalam mengelola gudang, ada beberapa hal yang perlu dilakukan antara lain:
1. mengelola aktivitas inbound agar berjalan efektif dan efisien.
2. mengelola aktivitas outbound agar berjalan efektif dan efisies.
3. mengelola nilai persediaan.
oke, mari kita kupas satu persatu aktivitas-aktivitas tersebut :
1. Aktivitas inbound, merupakan serangkaian proses  yang berawal dari barang atau material masuk ke gudang sampai dengan penempatan ke rak/lokasinya dan proses receive untuk memasukkan data ke stok. rincian proses tersebut pada umumnya berawal dari pengecekan barang yang datang, apakah sudah sesuai dengan permintaan pembelian baik secara spesifikasi maupun kuantitasnya. proses pengecekan ditujukan untuk memastikan bahwa barang yang masuk ke gudang sudah sesuai dengan permintaan dan memastikan barnag yang masuk tersebut bisa digunakan atau bisa dijual ke konsumen.
2. Aktivitas outbound, merupakan serangkaian proses yang pada umumnya berawal dari permintaan dari pelanggan yang dikonverssi oleh staff menjadi daftar permintaan barang yang diserahkan kepada picker gudang, pada saat pengambilan barang untuk disiapkan  untuk dijual, picker akan mengecek kesesuaian antara barang yang diambil dengan daftar barang yang diterima, setelah itu barang di ambil dan stoknya di kurangi. setelah itu barang di letakkan di area yang sudah di tentukan sebelum proses pemuatan. aktivitas terakhir dari proses outbound adalah loading ke armada pengangkut, pada proses ini proses pengecekan terakhir dilakukan untuk memastikan barang yang di muat sesuai dengan permintaan dari pelanggan. setelah itu melakukan print out surat jalan.

kedua aktivitas di atas baik inbound dan outbound merupakan proses dari pergudangan yang mempengaruhi stok persediaan apakah itu stoknya bertambah pada saat inbound ataukah stok tersebut berkurang pada saat aktivitas outbound berjalan. kedua aktivitas tersebut mengakibatkan laporan stok persediaan akan fluktuatif tergantung dari transaksi barang atau material tersebut. dengan menggunakan sofware ERP semua aktivitas tersebut dapat berjalan seiring sejalan antara aliran fisik dan aliran data. setiap kesalahan dari personel gudang yang terjadi pada proses yang dijalankan dapat diminimalisir dengan sistem tersebut karena dalam sistem tersebut sudah ada pembagian tugas dan tanggungjawab secara jelas. Pun dengan menggunakan software tersebut alat-alat teknologi penunjang dapat di aplikasikan agar memperkecil peluang kesalahan yang terjadi saat proses inbound dan outbound berjalan. dengan begitu secara implisit telah diuraikan bahwa dalam proses pergudangan ketersediaan data yang up to date dan valid menjadi satu elemen tujuan penting dalam melakukan manajemen gudang.

dengan memiliki data yang selalu up  to date dan valid ini akan memudahkan dalam menjaga nilai persediaan. contoh, dengan memiliki data yang up to date dan valid, pembuatan pemesanan kembali lebih mudah dan cepat dilakukan. dalam membuata keputusan seberapa banyak yang di pesan dan item apasaja yang ingin di pesan dapat dilakukan dengan lebih cepat. ini juga merupakan keuntungan lain dengan menggunakan sofware ERP karena datanya up to date, valid, cepat dan terintegrasi.

dengan kata lain bahwa dengan aliran data yang cepat akurat, pengendalian nilai persediaan dapat dilakukan seperti yang telah dijelaskan di atas yaitu penentuan pembelian kembali baik jenis, jumlah, dan waktu kebutuhan bisa disesuaikan, sehingga nilai persediaan dapat terkontrol sesuai dengan target yang ditentukan tanpa mengurangi atau mengganggu proses penjualan atau proses selanjutnya.

ERP sendiri adalah software yang ditujukan untuk mempermudah dalam mengelola aktivitas organisasi karena datanya terintegrasi, up to date dan valid. terdapat beberapa pengembang software yang membuat aplikasi ini antara lain :
1. Epicor ERP.
2. Sage ERP.
3. infoor ERP.
4. Oracle ERP.
5. Syspro ERP.
6. SAP business by design
7. IFS application
8. Microsoft Dinamics ERP.
9. QAD enterprise ERP
10. NetSuite One World.

aplikasi-aplikasi di atas memiliki keunggulan dan kekurangan masing-masing. tentunya selain menyiapkan sofwarenya tentu dibutuhkan tenaga kerja yang mampu untuk mensupport berjalannya software tersebut di atas. sehingga memang di perlukan bagian IT yang mengelola dan memastikan program dapat berjalan lancar dan perlunya training untuk pengguna dari software tersebut.

saya sendiri, menggunakan sofware syspro ERP dan dengan menggunakan sofware tersebut memang saya akui pengelolaan digudang, pengambilan keputusan dan lain-lain lebih mudah, lebih cepat, dan dinamis. mampu mengikuti kondisi perusahaan dan kondisi pasar.

sekian dulu baba tentang sofware pendukung gudang semoga bermanfaat.