4 Prasyarat Agar Pergudangan bekerja Maksimal

haloo selamat berjumpa lagi temen-temen. kali ini saya akan membagikan tips dalam pengelolaan pergudangan agar gudang bekerja secara maksimal.  Kita sering menjumpai banyak masalah yang terjadi dipergudangan, mulai dari selisih stok, pelayanan yang lambat, stok yang berlebih, stok mati dan lain-lain.

hal itu seolah-olah menjadi makanan sehari-hari bagi mereka yang bekerja dipergudangan. trus bagaimana sih untuk memutus mata rantai masalah tersebut?, begini temen-temen, sebelum kita membedah permasalahan tersebut, harus kita ketahui dulu tujuan dan fungsi pergudangan. yang perlu kita ketahui adalah tujuan pergudangan adalah sebagai HUB atau penghubung antar satu stasiun ke stasiun berikutnya baik dlm lingkup di intern organisasi ataupun antara intern dengan extern organisasi dalam perspektif distribusi. sedangkan fungsi dari gudang adalah tempat penyimpanan.

berangkat dari definisi fungsi dan tujuan tersebut, ada 4 prasyarat yang harus dipenuhi agar gudang dan sistemnya bekerja dengan maximal, antara lain yaitu :

1. Karyawan yang cakap
    karyawan menjadi tulang punggung dalam mengoperasikan proses pergudangan. untuk itu pemilihan karyawan menjadi hal yang penting. kriteria-kriteria pemilihan karyawan di sesuaikan dengan kebutuhan dan posisi dalan pekerjaan. contoh : kriteria kayawan gudang yang berposisi sebagai kepala gudang antara lain: sehat jasmani dan rohani, jujur, komputer literate, mampu membuat keputusan, memiliki pengetahuan tentang pergudangan/manajemen operasi, memiliki jiwa kepemimpinan, mampu membuat alur kerja yang baik dll. akan berbeda dengan kriteria karyawan gudang yg berposisi sebagai operator, semisal kriteria-nya : sehat jasmani dan rohani, lulusan slta sederajat, mau bekerja sesuai SOP, mampu bekerja dalam tim dll. Dengan demikian nantinya organisasi akan mendapatkan karyawan yang mampu untuk menjalankan sistem pergudangan dengan baik.

2.  Infrastruktur yang memadai
     hal penting kedua adalah kebutuhan infrastruktur, dalam pengoperasian pergudangan tentu memerlukan infrastruktur yang memadai, mencukupi agar tujuan dan fungsi pergudangan berjalan dengan maximal. dalam penyediaan infrastruktur gudang, perlu diperhitungkan kapasitas volume gudang dan volume transaksi yang akan dikelola. hal ini akan menjadi pertimbangan yang penting dalam proses penyediaan infrastruktur seperti, model gedung dan lay out-nya, luas gedung dan volume penyimpanan, dan penyediaan alat bantu untuk material handling. infrastruktur yang umum dengan gudang yang menggunakan alat bantu antara lain : racking, indoor dan outdoor material handling (contoh: handpallet, stecker, reachtruck, counter balance, dll). jadi penyediaan infrastruktru yang memadai atau sepadan dengan volume transaksi menjadi penting agar bisa beroperasi dengan baik dan maximal.

3. Metode operasional.
    hal penting ketiga adalah metode operasional. operasional di gudang ada 3 hal yang besar yaitu aliran barang masuk, aliran barang keluar dan penempatan barang. untuk aliran masuk  dan aliran keluar perlu dibuat alur kerja atau SOP dimana SOP atau alur kerja tersebut merinci proses pengecekan pada saat kedatangan atau pengeluaran barang, berapa layer pemeriksaan pengecekan dll. pada tahap ini peranan seorang cheker menjadi penting dan karenanya posisi checker harus diperkuat secara posisi maupun secara pengetahuan. sedangkan untuk penempatan stok, perlu ada pengelompokan barang. kunci utama dalam penempatan adalah 'segregation' atau pemisahan yang jelas antara item satu dengan item yang lainnya, tidak boleh ada kejadian barang tercampur antara item satu dengan item yang lainnya.

4.  Budaya Organisasi.
     Hal yang mendukung lainnya adalah pengkondisian budaya organisasi yang positif. ada beberapa hal yang dapat menyebabkan budaya organisasi tersebut menjadi budaya yang positif dan produktif antara lain :
  a. Penyediaan tenaga kerja yang cukup dan tidak berlebihan.
  b. Pembuatan struktur organisasi yang sesuai.
  c. Pengelolaan karyawan agar expektasi dari stakeholder bisa wadahi, contoh reward dan      punishment
  d. Penerapan sistem manajemen mutu ISO secara baik.

Mengenal gudang

haloo selamat berjumpa dengan saya, heri sutikno seorang blogger pemula yang mencoba membuat catatan-catatan tentang pergudangan. Sebelum saya membahas lebih lanjut masalah pergudangan saya ingi memperkenalkan diri dulu yaa, saya adalah seorang karyawan yang bekerja di suatu perusahaan swasta. beberapa perusahaan pernah memakai jasa saya mulai dari produksi atau bagian logistik. kalu dipikir aneh yaa,, saya seorang lulusan ekonomi manajemen tapi koq ngurusi produksi, tapi memang saya pernah mengurusi bagian produksi temen-temen. selama saya bekerja, saya lebih sering di posisi gudang atau logistik. makanya saya mencoba untuk sedikit membagi pengalaman yang saya alami.

 baik mari coba kita mulai, apa bayangan di benak rekan-rekan tentang gudang? yah, gudang adalah sebuah tempat penyimpanan barang, baik material, barang setengah jadi dan barang jadi. gudang mudah sekali dijumpai di manapun, mau di toko retail, grosir, di perusahaan atau di komplek pergudangan.
trus sebenernya ngapain sih saya pusing-pusing membagikan pengalaman tentang gudang, kan simpel aja ya, ada barang masuk dimasukkan ke gudang, ada permintaan di keluarkan, sudah selesai dong pekerjaan gudang. eitts tunggu dulu kalau temen-temen memiliki pemahaman seperti itu.

benar sekali kalau gudang itu adalah tempat penyimpanan barang, tetapi yang perlu dilakukan adalah "bagaimana mengelola gudang itu secara baik dan benar".  trus apa yang menjadi tolok ukur dari pengelolaan gudang secara baik dan benar itu? oke saya coba menjelaskan, setiap usaha atau bisnis pasti memiliki barang yang akan digunakan atau siap dijual. jumlah atau nilai dari barang-barang tersebut besar berkisar antara 40 - 60% sendiri (sumber dari manajemen produksi dan operasi ricardus eko indrajit dan ricardus djoko pranoto). nah karena besarnya nilai persediaan tersebut, munculah kebutuhan untuk mengelola secara baik agar usaha dapat berjalan lancar.
 tidak ada angka pasti yang menunjukkan performa atau kinerja gudang yang baik dan benar. tetapi terdapat beberapa clue-clue tujuan penting adanya pengelolaan gudang yang baik dan benar, antara lain :
1. memastikan operasional usaha berjalan dengan lancar.
2. mengelola nilai persediaan sesuai dengan target nilai persediaan yang di tentukan oleh perusahaan. tentunya ini juga mempertimbangkan nilai uang persediaan.
3. agar tidak kehabisan barang.
4. tidak ada kehilangan barang / menekan terjadinya selisih data.
5. stok persedian mudah dan cepat untuk dicari dan diambil.
6. melakukan pengiriman ke konsumen sesuai dengan tanggal permintaan.

begitu pentingnya peran gudang terlebih di era digital sekarang ini yang mana raksasa penjual offline mulai ambruk perlahan-lahan seperti, mal-mal di glodok jakarta, di semarang, yang diakibatkan oleh berubahnya pola  pembelian dan penjualan dari offline ke online yang menyebabkan perusahaan-perusahaan di bidang logistik tumbuh subur hingga menbutuhkan space untuk gudang, dengan kata lain sistem pergudangan dituntut untuk mengikuti arah perubahan disruptyf, yang merupakan efek samping dari kemajuan teknologi.

untuk menuju gudang dengan performance yang baik diperlukan beberapa syarat yang harus dipenuhi agar dapat dikelola secara maximal, antara lain:
1. Infrastruktur
    infrastuktur ini mulai dari gedung, lantai, material handling engine,
2. Software
    sistem IT yang mendukung atau mempermudah operasional gudang.
3. Human resources
    Tenaga Kerja yang qualified dibidang logistik atau gudang.
4. Manajemen
    ada manajemen Inbound, Proses dan Outbound.

oke temen2, itu dulu sekilas tentang gudang dan interaksinya, untuk poin infrastruktur sampai dengan sistem manajemennya akan saya ulas di postingan selanjutnya.