haloo selamat berjumpa lagi temen-temen. kali ini saya akan membagikan tips dalam pengelolaan pergudangan agar gudang bekerja secara maksimal. Kita sering menjumpai banyak masalah yang terjadi dipergudangan, mulai dari selisih stok, pelayanan yang lambat, stok yang berlebih, stok mati dan lain-lain.
hal itu seolah-olah menjadi makanan sehari-hari bagi mereka yang bekerja dipergudangan. trus bagaimana sih untuk memutus mata rantai masalah tersebut?, begini temen-temen, sebelum kita membedah permasalahan tersebut, harus kita ketahui dulu tujuan dan fungsi pergudangan. yang perlu kita ketahui adalah tujuan pergudangan adalah sebagai HUB atau penghubung antar satu stasiun ke stasiun berikutnya baik dlm lingkup di intern organisasi ataupun antara intern dengan extern organisasi dalam perspektif distribusi. sedangkan fungsi dari gudang adalah tempat penyimpanan.
berangkat dari definisi fungsi dan tujuan tersebut, ada 4 prasyarat yang harus dipenuhi agar gudang dan sistemnya bekerja dengan maximal, antara lain yaitu :
1. Karyawan yang cakap
karyawan menjadi tulang punggung dalam mengoperasikan proses pergudangan. untuk itu pemilihan karyawan menjadi hal yang penting. kriteria-kriteria pemilihan karyawan di sesuaikan dengan kebutuhan dan posisi dalan pekerjaan. contoh : kriteria kayawan gudang yang berposisi sebagai kepala gudang antara lain: sehat jasmani dan rohani, jujur, komputer literate, mampu membuat keputusan, memiliki pengetahuan tentang pergudangan/manajemen operasi, memiliki jiwa kepemimpinan, mampu membuat alur kerja yang baik dll. akan berbeda dengan kriteria karyawan gudang yg berposisi sebagai operator, semisal kriteria-nya : sehat jasmani dan rohani, lulusan slta sederajat, mau bekerja sesuai SOP, mampu bekerja dalam tim dll. Dengan demikian nantinya organisasi akan mendapatkan karyawan yang mampu untuk menjalankan sistem pergudangan dengan baik.
2. Infrastruktur yang memadai
hal penting kedua adalah kebutuhan infrastruktur, dalam pengoperasian pergudangan tentu memerlukan infrastruktur yang memadai, mencukupi agar tujuan dan fungsi pergudangan berjalan dengan maximal. dalam penyediaan infrastruktur gudang, perlu diperhitungkan kapasitas volume gudang dan volume transaksi yang akan dikelola. hal ini akan menjadi pertimbangan yang penting dalam proses penyediaan infrastruktur seperti, model gedung dan lay out-nya, luas gedung dan volume penyimpanan, dan penyediaan alat bantu untuk material handling. infrastruktur yang umum dengan gudang yang menggunakan alat bantu antara lain : racking, indoor dan outdoor material handling (contoh: handpallet, stecker, reachtruck, counter balance, dll). jadi penyediaan infrastruktru yang memadai atau sepadan dengan volume transaksi menjadi penting agar bisa beroperasi dengan baik dan maximal.
3. Metode operasional.
hal penting ketiga adalah metode operasional. operasional di gudang ada 3 hal yang besar yaitu aliran barang masuk, aliran barang keluar dan penempatan barang. untuk aliran masuk dan aliran keluar perlu dibuat alur kerja atau SOP dimana SOP atau alur kerja tersebut merinci proses pengecekan pada saat kedatangan atau pengeluaran barang, berapa layer pemeriksaan pengecekan dll. pada tahap ini peranan seorang cheker menjadi penting dan karenanya posisi checker harus diperkuat secara posisi maupun secara pengetahuan. sedangkan untuk penempatan stok, perlu ada pengelompokan barang. kunci utama dalam penempatan adalah 'segregation' atau pemisahan yang jelas antara item satu dengan item yang lainnya, tidak boleh ada kejadian barang tercampur antara item satu dengan item yang lainnya.
4. Budaya Organisasi.
Hal yang mendukung lainnya adalah pengkondisian budaya organisasi yang positif. ada beberapa hal yang dapat menyebabkan budaya organisasi tersebut menjadi budaya yang positif dan produktif antara lain :
a. Penyediaan tenaga kerja yang cukup dan tidak berlebihan.
b. Pembuatan struktur organisasi yang sesuai.
c. Pengelolaan karyawan agar expektasi dari stakeholder bisa wadahi, contoh reward dan punishment
d. Penerapan sistem manajemen mutu ISO secara baik.
